Quelles actions de communication et animation ?
La communication et l'animation sont essentielles pour le succès du
déploiement d'un système ayant un impact fort pour les utilisateurs.
La communication doit porter sur le QUOI (quel champ opérationnel), le
POURQUOI (les objectifs poursuivis et éventuellement les contre-objectifs), le
QUAND (les macro étapes du projet et du déploiement), le QUI (utilisateurs
concernés, quand et pour quels usages) et le COMMENT (modalités du déploiement,
de la formation, de l'accompagnement ...).
Pour les aspects politiques, la communication doit être faite par le
management (Top, Middle puis proximité) et la Direction de la Communication.
Pour les aspects opérationnels/usages métiers, il est souvent efficace
de créer un corps d'ambassadeurs pour une communication de pair à pair.
Pour les aspects "engagement" et "convivialité",
plusieurs entreprises ont mobilisé avec bonheur les jeunes de l'entreprise pour
organiser des communications peu formelles (info au restaurant d'entreprise,
stand dans le hall, remise de flyers et de goodies, petits déjeuners
d'information ...) et pour la formation et l'assistance, le "reverse
mentoring" dans lequel les jeunes collaborateurs reçoivent une formation
spécifique et prennent en charge des minis formations et de l'assistance personnalisée
(en complément des modes de formation classiques : stages, formations en ligne,
ressources pédagogiques ...).
Les actions de formation doivent être ciblées, cadencées et
progressive pour avoir un impact positif important et durable (plan de
définition séquencement - ciblages des objectifs et moyens pédagogique, et
évaluations).
Quelques
pièges à éviter :
- Retard dans la date d'ouverture annoncée pour le système
- Version 1 avec un trop grand nombre de fonctionnalités et/ou des
complexités dans la navigation
- Actions de formation trop tôt, trop tard, trop longues ou trop
massives (non ciblées)
- Défaut de relais ou actions inopportunes des managers ...
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